職場英文Email的格式、如何回覆Email

您有過收到奇怪英文email的經驗嗎？不知該回覆的感受很難受。有時候，我們也很困惑該怎麼寫email。無論是面試、與外商溝通，或者聯絡客戶，英文email都是重要的工具。

了解基本email結構是很重要的。怎麼才能簡潔又禮貌呢？掌握主旨、開頭、內容和結尾是關鍵。這篇文章會教您撰寫專業的email，提高和外國人的交流效率。

不僅如此，我們還會分享email中的幾個情景和範例。比如商務道歉和自我介紹信。儘管一些公司的員工每天要回復200至300封email。但知道怎麼寫email很重要，能讓您更加高效溝通。

重點摘要

一封完整的email應具備主旨、開頭、內文、結尾等基本架構
信件主旨應言簡意賅,清楚表達郵件目的
開頭稱呼語需依照收信者身分、關係調整正式程度
信件開頭應適時介紹自己,說明與收件者的關係
使用 “I am writing to…” 等常用句型解釋寫信目的
以簡單、清楚的方式說明情況與需求,避免使用艱深字詞
提供後續規劃與需要對方協助的說明,引導收信者採取行動

Email的基本架構與要素

美國卡內基美隆大學指出，一封email應包括七要素。這些要素分成信件主旨、開頭稱呼語和介紹自己。

接下來是解釋寫信目的、情況與需求，和結論語句。無論英文或中文email，這些架構都差不多。只有在細節處有些許差異。比如，英文email會用縮排和標點。

信件主旨（Subject Line）

信件主旨要說明很清楚你為什麼在寫這封信。像「詢問X產品的資訊」這樣簡單直接。主旨最好控制在10個字內。這樣會更吸引人，不要全都大寫。

開頭稱呼語（Greeting）

開頭的話要看你寫給誰。給朋友或熟人可以直接「Hi」、「Hello」再加名字。對正式商務郵件，就應該用「Dear」配上對方的稱謂。

介紹自己（Identification of self）

如果是初次聯繫，先自我介紹很重要。比如你可以說「我是您X課程的學生」。或者你經由誰得到他的聯絡方式，比如「我叫Jessie Chen, 是通過林教授拿到您的郵件的」。

解釋寫信目的（Reason for email）

說明你為什麼寫這封信很重要。可以這樣開頭說，「我寫這封信是為了…」。或者「關於…」、「我想通知您…」也可以。

解釋情況、需求（Describe situation）

描述你的情況和需求時要清楚明了。不要用太複雜的語言。這樣收信人才能迅速理解重點。

建議每段開頭都用一個主題句。這有助於讀者更快理解信的內容。

解釋後續規劃（Action Plan）

如果你需要他們的幫忙或回覆，要提出具體的行動方案。比如說，「我等待您選擇方便的時間」。或者直接提出可行的見面或通話時間。

Email要素	常用句型範例
信件主旨	詢問X產品的資訊、X產品的促銷活動、有興趣了解X服務
開頭稱呼語	Hi/Hello [名字]（非正式） Dear Mr./Ms./Dr. [姓氏]（正式）
介紹自己	我是您X課程的學生、我叫Jessie Chen,是透過林教授取得您的電子信箱
解釋寫信目的	I am writing to V.、I am writing about/in reference to/regarding、I am writing to inform you that/of
解釋後續規劃	I would be more than happy to meet at your convenience

結論語句（Closing line）

信件結尾通常要求對方回應或提問。可以寫「如果您需要其他資訊, 歡迎聯絡我」。或者「期待您的回覆」。這樣讓溝通更順暢，提供互動。

結尾用語（Sign-off）

結尾敬語視email的正式度而變。商務email常用「Yours sincerely」、「Best regards」、「Cordially」。私人或非正式聯繫可以用「Cheers」、「Best」。

總結, 熟悉email的基本結構和要素十分重要。靈活運用適當的句型和禮貌用語，讓你的email更得體、有水準。無論是工作或求學中，透過email優化格式，提升你的寫作素質。

如何撰寫信件主旨

在職場發email時，主旨很重要。它可以吸引對方的注意。這對增加打開和回覆信件的機會很有效。許多商業信件用清楚直白的方式說明目的。還有25%的信件會用問題或請求的方式。

寫email主旨時，要簡短且有重點。一個好的主旨大概只有50個字。例如，求職信可以寫成”標題” – “你的名字”。業務合作信件可以用”提案標題” – “公司名稱”。

別用太抽象或模糊的詞，如”想法”或”合作機會”。這樣易被忽視，或被當成垃圾郵件。

對主旨的用字也很重要。用禮貌和專業的話，不要太隨便或情緒化。

同時，主旨不要包太多標點符號或特殊符號。這樣會影響專業形象。調查發現，90%的職場主旨只有一個句號，或完全沒有符號。

清晰、簡短且明確的主旨，能讓你的email脫穎而出。有效的主旨有助於提升溝通效率和合作機會。

想提高email主旨撰寫技巧？看看以下的建議：

開門見山，直接說明信件目的
不要寫太長或太難懂的句子
用關鍵詞讓主旨更有力
針對不同對象，選擇適合的格式和語調
定時檢視和改進主旨，以提高效果

主旨格式	適用情境	範例
直接說明目的	商業合作、產品推廣等	XX產品合作提案 – 公司名稱
提出請求或詢問	尋求協助、徵詢意見等	請協助提供XX資料 – 部門名稱
個人化主旨	求職應徵、會議邀請等	應徵XX職位 – 姓名

通過不斷學習和實踐，你會學會寫出好主旨。這對建立專業和高效的溝通方式很重要。無論是什麼email，這些技巧都能幫助你在電子郵件中脫穎而出，實現你的目標。

開頭稱呼語的使用技巧

Email的開頭詞因應對方和你的關係而改變。挑選對的開頭詞表達你的尊重和禮貌，也可使你的表達看起來合適。下面針對不同場景，推薦適當的開場白。

email 格式老師

寫給朋友、熟悉的同事

寫信給朋友或熟悉的同事時，你可以用非正式的問候。像是 “Hi” 或 “Hello”, 再加上名字。比如 “Hi John,” 或 “Hello Tammy,”。這樣讓informal email 格式的來信更親切。

寫給主管、長輩等正式信件

對正式場合，如寫給主管、長輩或不太熟的人，詞選較正式較好。開頭可以是 “Dear” 加上對方的尊稱（如Mr.、Ms.等）。比如對 Sarah Johnson 公司總經理寫信就用 “Dear Ms. Johnson,”。這表達了你的尊重，符合商業信函的標準。

不知道收件者性別時

有時你不知收信者是男是女。這時可用中性的首句，例如 “To Whom It May Concern,” 或 “Dear Sir/Madam,”。雖然這些句式有點傳統、正式，但在不確定性別時很適合。

寫求職信時

寫求職信，不知道招聘經理的名字，可以直接用 “Dear Hiring Manager,”。這樣的cv email 格式顯示你敬重對方，也強調了信件的目的。

稱謂	使用情境
Hi / Hello + 名字	寫給朋友、熟悉的同事,屬於email 格式朋友的範疇
Dear + Mr. / Ms. / Mrs. / Dr. + 姓氏	撰寫正式商業信函,如寫給主管、長輩,展現尊重
To Whom It May Concern, Dear Sir/Madam,	不清楚收件者性別時的中性稱呼選擇
Dear Hiring Manager,	撰寫求職信,直接向招聘經理表達敬意

當用 “Dear” 時，一些細節很重要。例如：Mr. 是「先生」之意；Ms. 適用於未婚及已婚女性；Miss 則為「小姐」，用於未婚女性；Mrs. 則為已婚女性設，後面應加丈夫姓。了解這些稱謂 email 格式的不同，能讓你的信件看起來更得體。

如何在信件開頭介紹自己

當寫英文 email 時,要點是和對方不太熟或是透過別人才認識。這時在信開頭自我介紹很重要。這不但告訴對方你是誰，也有助於建立信任。

寫信給教授:「I am a student in your (class name).」(我是您某堂課的學生)
透過第三方取得聯絡方式:「My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address.」(我叫 Jessie Chen,透過林教授取得您的電子郵件)
在會議或活動中曾見過面:「My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.」(我叫 Jaime Smith,我們上週在 X 大學的會議上見過面)

還有其他常用的自我介紹方式，包括描述自己的工作和公司，提到共同朋友，或分享過去的見面經歷。

在商務 email，清楚表明身分和目的是增進溝通效率的好方法。一個好的自我介紹，能讓對方迅速了解你，也有助於你显得專業。所以，寫信時，挑選適合對方身份的自我介紹方式非常重要。

「在商務溝通中,email 往往是建立關係和傳達訊息的第一步。透過得體的自我介紹,我們能夠為後續的交流奠定良好的基礎。」- John Smith,XYZ 公司業務總監

收件者身分	自我介紹範例
教授	I am a student in your (class name).
透過他人取得聯絡方式	My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address.
曾見過面	My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.
商務往來	I am the Marketing Manager at ABC Company.

無論是學術或商務，適當的自我介紹和清晰身份能加强溝通。參考以上 email 範例，你會給對方留下良好印象。

email 格式：解釋寫信目的的常用句型

I am writing to V. …（我寫信的目的是…）
I am writing about ∕ in reference to ∕ regarding to…（這封信是關於…）
I am writing to inform you that ∕ of… （我想通知你…）
I am writing to enquire ∕ inquire about…（我想問有關…）

例如：I am writing to apply for the marketing manager position at your company. （我寫這封信是為了應徵貴公司的行銷經理職位。）

給教授或老闆的信, 用正式的email 地址。像是 pr*******@un********.edu 或 **@co*****.com。這樣尊重對方，也避免被當成垃圾郵件。

情境	常用句型
學生寫信給教授	I am writing to inquire about the course requirements for BIO101.
應徵工作	I am writing to apply for the sales representative position posted on your website.
詢問商品資訊	I am writing to request more information about the features of Product X.
寄送檔案	I am writing to send you the quarterly sales report as an attachment.

首先,寫email就要說明目的, 讓人立刻知道。像是大學生問課程或實習事宜, 記得用學校的edu郵箱，更容易受到重視。

如何清楚說明情況與需求

在寫英文郵件時，清晰表達情況和需求很重要。不論是問題、尋求幫助還是說明看法，讓對方快速理解你的意圖是必要的。透過email格式範例，我們可以更有效地組織內容，提升溝通。

使用主題句（Topic Sentence）

我們可以在每段文字的開頭使用主題句。主題句簡要概括了該段落的要點，讓讀者對內容有所預覽。比如：

我想先說明一下目前專案的進展情況。
關於上次會議中提到的預算問題,我有以下幾點想法。
針對您上週提出的建議,我們團隊已經進行了討論與評估。

email格式範例

項目	預計完成日期	負責人
使用者需求訪談	5月15日	John Chen
原型設計	5月30日	Lisa Wang
程式開發	6月30日	Mark Liu

需要注意的是,表格應該精簡明瞭,避免過於複雜的結構或過多的列項,否則反而會適得其反。

總而言之，清晰傳達情況和需求是英文email溝通的根本。透過使用主題句和條列式，我們有助於讓收信人更快理解我們郵件的目的。這樣有助於更好的溝通和合作。

說明後續規劃與需要對方協助的範例句型

“I would be more than happy to meet at your convenience.”（我很樂意在你方便的時間會面。）

這句話表達了你想見面的心情。同時也讓對方知道你尊重他們的時間。你透過「在你方便的時間」這句話，向對方表達你的體貼和理解。

“If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.”（如果你有空的話,我可以在X日的X時間與你會面。）

這個句型更具體，提出了見面的具體日期和時間，方便計劃。同時，用「如果你有空」這句話開頭，表明你尊重對方的安排。

“If you have some free time, would you be able to give me a call?”（如果你有空的話,能否撥個電話給我呢？）

有時電話比面對面更快到點。這句話委婉地表明你希望通過電話討論內容。同時，尊重地問對方是否能打個電話，展示你的禮貌和體貼。

在日本的商業文化中，email有獨特的慣例。會以比較正式的語氣開頭，如”感謝您一直以來的照顧”等。提出請求時，也會用較委婉的語言，表達歉意和感激。

使用這些例句，你可以很清楚地表達後續計劃，請求協助。這有助於順利溝通，並建立好的關係。此外，記得根據文化背景，調整你的語氣和表達方式，這樣在商業上更具備競爭力。

常用的Email結論語句

在工作中使用Email,結論語句非常重要。這些語句展現了你的期待和禮貌。也會讓你看起來專業且真誠。

Please feel free to contact me if you need any further information. (如果你需要任何進一步的資訊,歡迎隨時聯繋我。)
If you require any further information, feel free to contact me. (如果你需要進一步資訊,請隨時與我聯繋。)
If you have any questions, please feel free to contact me. (如果你有問題,請隨時聯繋我。)

要表達期待收到回信或見面,你可以這樣說:

I look forward to hearing from you soon. (我期待盡快收到你的回信。)
I look forward to meeting you next Tuesday. (期待下週二見到你。)
I’m looking forward to your reply. (盼望收到你的回應。)

特別要留意這個片語”look forward to + Ving”。例如,”I look forward to working with you.”的意思就是”我期待與你合作。”

根據Email的正式程度,你應該選擇適合的結尾問候語:

正式Email	非正式Email
Yours sincerely, Sincerely, Yours respectfully, Respectfully, Best regards, Best wishes, Cordially,	Cheers, Best, As ever, Take care,

總之,結尾的語句能夠顯示你的禮貌和真誠。多練習使用這些語句會讓你的Email更加得體。這也有助於在職場中更有效地溝通。

熟悉公司Email的格式和語句會讓你輕鬆應對。這樣你就能更自信地和同事溝通。

正式與非正式Email的結尾用語

正式Email的簽名用語

給客戶、主管或合作夥伴發郵件需要注意用詞。正式且有禮的結尾讓你給人一種專業的印象。以下是一些適合正式email的簽名：

Regards,
Best regards,
Kind regards,
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Cordially,
Warm wishes,

第一次聯繫建議使用全名簽名，日後可以簡化。如果你的暱稱不太出名，還是用全名比較好。特別是給新客戶的郵件，加上公司和職位名稱更清楚。

非正式Email的簽名用語

和同事或朋友寫的電郵可以輕鬆一點。非正式的結尾會讓人感到親切。以下是一些適合的結尾：

Cheers,
Best,
Thanks,
Many thanks,
Talk soon,
Take care,
Have a great weekend,
Good luck,

在簽名檔加入其他聯絡方式是個好主意。這樣對方需要時可以直接聯繫你。你也可以加一些網址或連結，這些能讓別人更了解你。

正式場合	非正式場合
Regards, Best regards, Sincerely, Cordially,	Cheers, Best, Thanks, Talk soon,
全名職稱, 公司名稱聯絡方式	名字社交媒體連結個人網站

根據郵件內容選擇合適的結尾，這有助於你與客戶的關係。雖然商務郵件要正式，但有時表達感謝和關懷也很重要。用詞恰當的結尾會影響對方是否回你郵件。

不論email是否正式，精心設計的簽名都很有幫助。一個好的簽名檔提升了你的專業形象，也展示了你們公司的特色。

結論

職場英文email其實有很多重要部分。比如要有一個明確的主旨（Subject Line）。還應有適當的開頭稱呼語（Greeting）和自我介紹（Identification of self）。接著要清晰說明為什麼寫這封email（Reason for email）。陳述你的需求或情況（Describe situation），計畫接下來的行動（Action Plan）。最後用禮貌的方式結尾（Closing Line）。

發email時，注意與團隊分享資訊時用「副本」（CC）。若是私人資訊，選擇「密件副本」（BCC）。此外，選擇標點符號和處理附件也很重要。一封好的email能展現你的專業素養及優秀的溝通技巧，對方會對你有好印象。在工作中，常會遇到數百封郵件的處理，善用正確的email格式能夠加快回覆速度，提升工作效率。

掌握職場英文email的寫作技巧是非常重要的。透過練習，了解email的基本架構和用語，不用跟據樣板。你將能更靈活地應對不同的情況。這將幫助你在職場上取得更好的成績，獲得同事和上司的信任與肯定。

FAQ

Email的基本架構有哪些部分？

無論中文或英文, email通常由五個部分組成。這些部分包括「主旨、開頭(稱謂)、內部內容、結尾敬語、署名」。它們只在格式細節上有一點不同。

如何撰寫一個好的email主旨？

好的email主旨必須「用語精簡、目標明確、連結內容」。空白的主旨或不清晰的字眼可能使人忽略你的郵件。這也可能導致誤解，被當作垃圾郵件。

寫Email時,該如何選擇適當的開頭稱呼語？

開頭的稱呼視你與收件人的關係而定。給朋友或熟人的郵件，你可以直接輸入 Hi 或 Hello 再加上名字。但給主管或長輩的，更應正式些，用 Dear, Mr. / Ms. 加姓，或職務和全名。不知道對方性別時, 你可以寫 “To Whom It May Concern,”。

在Email開頭該如何介紹自己？

如果不太熟悉收件的人或是透過他人知道了地址，介紹自己是重要的。你可以說明自己是誰，怎麼知道對方的連絡方式，或者你們之前碰過面。

解釋Email寫信目的時,有哪些常用的句型？

一些常見，較正式的句型有 “I am writing to V.…” 或 “I am writing about / in reference to / regarding to…（這封信是關於…）。” 也有寫 ” I am writing to tell you that / inform you that…”（我要告訴你…）和 “I am writing to ask about…”（我要問問關於…）。

在Email中,如何清楚說明情況與需求？

清楚說明自己的狀況或需求是關鍵。不需要用太難的字句，應該簡單扼要地說明。建議每個段落開頭用主題句來讓對方快速了解內容。

在Email結尾,有哪些常用的結論語句？

寫完信后，通常會問對方回覆或提問。常用的句子包括 “Please feel free to contact me if you need any further information.”（如果要更多資訊, 歡迎聯絡我）或 “If you have any questions, please feel free to ask.”（如果遇到問題, 歡迎提問）。也有寫 “期待下次聯繫 / 下週一見” 的。

正式與非正式Email在結尾用語上有何不同？

正式和非正式的結尾語言不同。寫給長輩或上司的，你可以用 “Yours sincerely, / Sincerely,” 或 “With best regards,”與 “Best wishes,”。對朋友或同事的，你可以選擇 “Cheers,”（除了 «乾杯» 外,也有「感謝」和「掰掰」的意思）或 “Best,”（輕鬆簡單的感覺）。

職場英文Email格式、回覆方法大拆解

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