您有過收到奇怪英文email的經驗嗎?不知該回覆的感受很難受。有時候,我們也很困惑該怎麼寫email。無論是面試、與外商溝通,或者聯絡客戶,英文email都是重要的工具。
了解基本email結構是很重要的。怎麼才能簡潔又禮貌呢?掌握主旨、開頭、內容和結尾是關鍵。這篇文章會教您撰寫專業的email,提高和外國人的交流效率。
不僅如此,我們還會分享email中的幾個情景和範例。比如商務道歉和自我介紹信。儘管一些公司的員工每天要回復200至300封email。但知道怎麼寫email很重要,能讓您更加高效溝通。
重點摘要
- 一封完整的email應具備主旨、開頭、內文、結尾等基本架構
- 信件主旨應言簡意賅,清楚表達郵件目的
- 開頭稱呼語需依照收信者身分、關係調整正式程度
- 信件開頭應適時介紹自己,說明與收件者的關係
- 使用 “I am writing to…” 等常用句型解釋寫信目的
- 以簡單、清楚的方式說明情況與需求,避免使用艱深字詞
- 提供後續規劃與需要對方協助的說明,引導收信者採取行動
Email的基本架構與要素
美國卡內基美隆大學指出,一封email應包括七要素。這些要素分成信件主旨、開頭稱呼語和介紹自己。
接下來是解釋寫信目的、情況與需求,和結論語句。無論英文或中文email,這些架構都差不多。只有在細節處有些許差異。比如,英文email會用縮排和標點。
信件主旨(Subject Line)
信件主旨要說明很清楚你為什麼在寫這封信。像「詢問X產品的資訊」這樣簡單直接。主旨最好控制在10個字內。這樣會更吸引人,不要全都大寫。
開頭稱呼語(Greeting)
開頭的話要看你寫給誰。給朋友或熟人可以直接「Hi」、「Hello」再加名字。對正式商務郵件,就應該用「Dear」配上對方的稱謂。
介紹自己(Identification of self)
如果是初次聯繫,先自我介紹很重要。比如你可以說「我是您X課程的學生」。或者你經由誰得到他的聯絡方式,比如「我叫Jessie Chen, 是通過林教授拿到您的郵件的」。
解釋寫信目的(Reason for email)
說明你為什麼寫這封信很重要。可以這樣開頭說,「我寫這封信是為了…」。或者「關於…」、「我想通知您…」也可以。
解釋情況、需求(Describe situation)
描述你的情況和需求時要清楚明了。不要用太複雜的語言。這樣收信人才能迅速理解重點。
建議每段開頭都用一個主題句。這有助於讀者更快理解信的內容。
解釋後續規劃(Action Plan)
如果你需要他們的幫忙或回覆,要提出具體的行動方案。比如說,「我等待您選擇方便的時間」。或者直接提出可行的見面或通話時間。
Email要素 | 常用句型範例 |
---|---|
信件主旨 | 詢問X產品的資訊、X產品的促銷活動、有興趣了解X服務 |
開頭稱呼語 | Hi/Hello [名字](非正式) Dear Mr./Ms./Dr. [姓氏](正式) |
介紹自己 | 我是您X課程的學生、我叫Jessie Chen,是透過林教授取得您的電子信箱 |
解釋寫信目的 | I am writing to V.、I am writing about/in reference to/regarding、I am writing to inform you that/of |
解釋後續規劃 | I would be more than happy to meet at your convenience |
結論語句(Closing line)
信件結尾通常要求對方回應或提問。可以寫「如果您需要其他資訊, 歡迎聯絡我」。或者「期待您的回覆」。這樣讓溝通更順暢,提供互動。
結尾用語(Sign-off)
結尾敬語視email的正式度而變。商務email常用「Yours sincerely」、「Best regards」、「Cordially」。私人或非正式聯繫可以用「Cheers」、「Best」。
總結, 熟悉email的基本結構和要素十分重要。靈活運用適當的句型和禮貌用語,讓你的email更得體、有水準。無論是工作或求學中,透過email優化格式,提升你的寫作素質。
如何撰寫信件主旨
在職場發email時,主旨很重要。它可以吸引對方的注意。這對增加打開和回覆信件的機會很有效。許多商業信件用清楚直白的方式說明目的。還有25%的信件會用問題或請求的方式。
寫email主旨時,要簡短且有重點。一個好的主旨大概只有50個字。例如,求職信可以寫成”標題” – “你的名字”。業務合作信件可以用”提案標題” – “公司名稱”。
別用太抽象或模糊的詞,如”想法”或”合作機會”。這樣易被忽視,或被當成垃圾郵件。
對主旨的用字也很重要。用禮貌和專業的話,不要太隨便或情緒化。
同時,主旨不要包太多標點符號或特殊符號。這樣會影響專業形象。調查發現,90%的職場主旨只有一個句號,或完全沒有符號。
清晰、簡短且明確的主旨,能讓你的email脫穎而出。有效的主旨有助於提升溝通效率和合作機會。
想提高email主旨撰寫技巧?看看以下的建議:
- 開門見山,直接說明信件目的
- 不要寫太長或太難懂的句子
- 用關鍵詞讓主旨更有力
- 針對不同對象,選擇適合的格式和語調
- 定時檢視和改進主旨,以提高效果
主旨格式 | 適用情境 | 範例 |
---|---|---|
直接說明目的 | 商業合作、產品推廣等 | XX產品合作提案 – 公司名稱 |
提出請求或詢問 | 尋求協助、徵詢意見等 | 請協助提供XX資料 – 部門名稱 |
個人化主旨 | 求職應徵、會議邀請等 | 應徵XX職位 – 姓名 |
通過不斷學習和實踐,你會學會寫出好主旨。這對建立專業和高效的溝通方式很重要。無論是什麼email,這些技巧都能幫助你在電子郵件中脫穎而出,實現你的目標。
開頭稱呼語的使用技巧
Email的開頭詞因應對方和你的關係而改變。挑選對的開頭詞表達你的尊重和禮貌,也可使你的表達看起來合適。下面針對不同場景,推薦適當的開場白。
寫給朋友、熟悉的同事
寫信給朋友或熟悉的同事時,你可以用非正式的問候。像是 “Hi” 或 “Hello”, 再加上名字。比如 “Hi John,” 或 “Hello Tammy,”。這樣讓informal email 格式的來信更親切。
寫給主管、長輩等正式信件
對正式場合,如寫給主管、長輩或不太熟的人,詞選較正式較好。開頭可以是 “Dear” 加上對方的尊稱(如Mr.、Ms.等)。比如對 Sarah Johnson 公司總經理寫信就用 “Dear Ms. Johnson,”。這表達了你的尊重,符合商業信函的標準。
不知道收件者性別時
有時你不知收信者是男是女。這時可用中性的首句,例如 “To Whom It May Concern,” 或 “Dear Sir/Madam,”。雖然這些句式有點傳統、正式,但在不確定性別時很適合。
寫求職信時
寫求職信,不知道招聘經理的名字,可以直接用 “Dear Hiring Manager,”。這樣的cv email 格式顯示你敬重對方,也強調了信件的目的。
稱謂 | 使用情境 |
---|---|
Hi / Hello + 名字 | 寫給朋友、熟悉的同事,屬於email 格式 朋友的範疇 |
Dear + Mr. / Ms. / Mrs. / Dr. + 姓氏 | 撰寫正式商業信函,如寫給主管、長輩,展現尊重 |
To Whom It May Concern, Dear Sir/Madam, |
不清楚收件者性別時的中性稱呼選擇 |
Dear Hiring Manager, | 撰寫求職信,直接向招聘經理表達敬意 |
當用 “Dear” 時,一些細節很重要。例如:Mr. 是「先生」之意;Ms. 適用於未婚及已婚女性;Miss 則為「小姐」,用於未婚女性;Mrs. 則為已婚女性設,後面應加丈夫姓。了解這些稱謂 email 格式的不同,能讓你的信件看起來更得體。
如何在信件開頭介紹自己
當寫英文 email 時,要點是和對方不太熟或是透過別人才認識。這時在信開頭自我介紹很重要。這不但告訴對方你是誰,也有助於建立信任。
- 寫信給教授:「I am a student in your (class name).」(我是您某堂課的學生)
- 透過第三方取得聯絡方式:「My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address.」(我叫 Jessie Chen,透過林教授取得您的電子郵件)
- 在會議或活動中曾見過面:「My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.」(我叫 Jaime Smith,我們上週在 X 大學的會議上見過面)
還有其他常用的自我介紹方式,包括描述自己的工作和公司,提到共同朋友,或分享過去的見面經歷。
在商務 email,清楚表明身分和目的是增進溝通效率的好方法。一個好的自我介紹,能讓對方迅速了解你,也有助於你显得專業。所以,寫信時,挑選適合對方身份的自我介紹方式非常重要。
「在商務溝通中,email 往往是建立關係和傳達訊息的第一步。透過得體的自我介紹,我們能夠為後續的交流奠定良好的基礎。」- John Smith,XYZ 公司業務總監
收件者身分 | 自我介紹範例 |
---|---|
教授 | I am a student in your (class name). |
透過他人取得聯絡方式 | My name is Jessie Chen, Professor Lin gave me your email address. |
曾見過面 | My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University. |
商務往來 | I am the Marketing Manager at ABC Company. |
無論是學術或商務,適當的自我介紹和清晰身份能加强溝通。參考以上 email 範例,你會給對方留下良好印象。
email 格式:解釋寫信目的的常用句型
- I am writing to V. …(我寫信的目的是…)
- I am writing about ∕ in reference to ∕ regarding to…(這封信是關於…)
- I am writing to inform you that ∕ of… (我想通知你…)
- I am writing to enquire ∕ inquire about…(我想問有關…)
例如:I am writing to apply for the marketing manager position at your company. (我寫這封信是為了應徵貴公司的行銷經理職位。)
給教授或老闆的信, 用正式的email 地址。像是
pr*******@un********.edu
或
**@co*****.com
。這樣尊重對方,也避免被當成垃圾郵件。
情境 | 常用句型 |
---|---|
學生寫信給教授 | I am writing to inquire about the course requirements for BIO101. |
應徵工作 | I am writing to apply for the sales representative position posted on your website. |
詢問商品資訊 | I am writing to request more information about the features of Product X. |
寄送檔案 | I am writing to send you the quarterly sales report as an attachment. |
首先,寫email就要說明目的, 讓人立刻知道。像是大學生問課程或實習事宜, 記得用學校的edu郵箱,更容易受到重視。
如何清楚說明情況與需求
在寫英文郵件時,清晰表達情況和需求很重要。不論是問題、尋求幫助還是說明看法,讓對方快速理解你的意圖是必要的。透過email格式範例,我們可以更有效地組織內容,提升溝通。
使用主題句(Topic Sentence)
我們可以在每段文字的開頭使用主題句。主題句簡要概括了該段落的要點,讓讀者對內容有所預覽。比如:
- 我想先說明一下目前專案的進展情況。
- 關於上次會議中提到的預算問題,我有以下幾點想法。
- 針對您上週提出的建議,我們團隊已經進行了討論與評估。
項目 | 預計完成日期 | 負責人 |
---|---|---|
使用者需求訪談 | 5月15日 | John Chen |
原型設計 | 5月30日 | Lisa Wang |
程式開發 | 6月30日 | Mark Liu |
需要注意的是,表格應該精簡明瞭,避免過於複雜的結構或過多的列項,否則反而會適得其反。
總而言之,清晰傳達情況和需求是英文email溝通的根本。透過使用主題句和條列式,我們有助於讓收信人更快理解我們郵件的目的。這樣有助於更好的溝通和合作。
說明後續規劃與需要對方協助的範例句型
“I would be more than happy to meet at your convenience.”(我很樂意在你方便的時間會面。)
這句話表達了你想見面的心情。同時也讓對方知道你尊重他們的時間。你透過「在你方便的時間」這句話,向對方表達你的體貼和理解。
“If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.”(如果你有空的話,我可以在X日的X時間與你會面。)
這個句型更具體,提出了見面的具體日期和時間,方便計劃。同時,用「如果你有空」這句話開頭,表明你尊重對方的安排。
“If you have some free time, would you be able to give me a call?”(如果你有空的話,能否撥個電話給我呢?)
有時電話比面對面更快到點。這句話委婉地表明你希望通過電話討論內容。同時,尊重地問對方是否能打個電話,展示你的禮貌和體貼。
在日本的商業文化中,email有獨特的慣例。會以比較正式的語氣開頭,如”感謝您一直以來的照顧”等。提出請求時,也會用較委婉的語言,表達歉意和感激。
使用這些例句,你可以很清楚地表達後續計劃,請求協助。這有助於順利溝通,並建立好的關係。此外,記得根據文化背景,調整你的語氣和表達方式,這樣在商業上更具備競爭力。
常用的Email結論語句
在工作中使用Email,結論語句非常重要。這些語句展現了你的期待和禮貌。也會讓你看起來專業且真誠。
- Please feel free to contact me if you need any further information. (如果你需要任何進一步的資訊,歡迎隨時聯繋我。)
- If you require any further information, feel free to contact me. (如果你需要進一步資訊,請隨時與我聯繋。)
- If you have any questions, please feel free to contact me. (如果你有問題,請隨時聯繋我。)
要表達期待收到回信或見面,你可以這樣說:
- I look forward to hearing from you soon. (我期待盡快收到你的回信。)
- I look forward to meeting you next Tuesday. (期待下週二見到你。)
- I’m looking forward to your reply. (盼望收到你的回應。)
特別要留意這個片語”look forward to + Ving”。例如,”I look forward to working with you.”的意思就是”我期待與你合作。”
根據Email的正式程度,你應該選擇適合的結尾問候語:
正式Email | 非正式Email |
---|---|
|
|
總之,結尾的語句能夠顯示你的禮貌和真誠。多練習使用這些語句會讓你的Email更加得體。這也有助於在職場中更有效地溝通。
熟悉公司Email的格式和語句會讓你輕鬆應對。這樣你就能更自信地和同事溝通。
正式與非正式Email的結尾用語
正式Email的簽名用語
給客戶、主管或合作夥伴發郵件需要注意用詞。正式且有禮的結尾讓你給人一種專業的印象。以下是一些適合正式email的簽名:
- Regards,
- Best regards,
- Kind regards,
- Sincerely,
- Yours sincerely,
- Respectfully,
- Cordially,
- Warm wishes,
第一次聯繫建議使用全名簽名,日後可以簡化。如果你的暱稱不太出名,還是用全名比較好。特別是給新客戶的郵件,加上公司和職位名稱更清楚。
非正式Email的簽名用語
和同事或朋友寫的電郵可以輕鬆一點。非正式的結尾會讓人感到親切。以下是一些適合的結尾:
- Cheers,
- Best,
- Thanks,
- Many thanks,
- Talk soon,
- Take care,
- Have a great weekend,
- Good luck,
在簽名檔加入其他聯絡方式是個好主意。這樣對方需要時可以直接聯繫你。你也可以加一些網址或連結,這些能讓別人更了解你。
正式場合 | 非正式場合 |
---|---|
Regards, Best regards, Sincerely, Cordially, |
Cheers, Best, Thanks, Talk soon, |
全名 職稱, 公司名稱 聯絡方式 |
名字 社交媒體連結 個人網站 |
根據郵件內容選擇合適的結尾,這有助於你與客戶的關係。雖然商務郵件要正式,但有時表達感謝和關懷也很重要。用詞恰當的結尾會影響對方是否回你郵件。
不論email是否正式,精心設計的簽名都很有幫助。一個好的簽名檔提升了你的專業形象,也展示了你們公司的特色。
結論
職場英文email其實有很多重要部分。比如要有一個明確的主旨(Subject Line)。還應有適當的開頭稱呼語(Greeting)和自我介紹(Identification of self)。 接著要清晰說明為什麼寫這封email(Reason for email)。陳述你的需求或情況(Describe situation),計畫接下來的行動(Action Plan)。最後用禮貌的方式結尾(Closing Line)。
發email時,注意與團隊分享資訊時用「副本」(CC)。若是私人資訊,選擇「密件副本」(BCC)。此外,選擇標點符號和處理附件也很重要。一封好的email能展現你的專業素養及優秀的溝通技巧,對方會對你有好印象。在工作中,常會遇到數百封郵件的處理,善用正確的email格式能夠加快回覆速度,提升工作效率。
掌握職場英文email的寫作技巧是非常重要的。透過練習,了解email的基本架構和用語,不用跟據樣板。你將能更靈活地應對不同的情況。這將幫助你在職場上取得更好的成績,獲得同事和上司的信任與肯定。
FAQ
Email的基本架構有哪些部分?
無論中文或英文, email通常由五個部分組成。這些部分包括「主旨、開頭(稱謂)、內部內容、結尾敬語、署名」。它們只在格式細節上有一點不同。
如何撰寫一個好的email主旨?
好的email主旨必須「用語精簡、目標明確、連結內容」。空白的主旨或不清晰的字眼可能使人忽略你的郵件。這也可能導致誤解,被當作垃圾郵件。
寫Email時,該如何選擇適當的開頭稱呼語?
開頭的稱呼視你與收件人的關係而定。給朋友或熟人的郵件,你可以直接輸入 Hi 或 Hello 再加上名字。但給主管或長輩的,更應正式些,用 Dear, Mr. / Ms. 加姓,或職務和全名。不知道對方性別時, 你可以寫 “To Whom It May Concern,”。
在Email開頭該如何介紹自己?
如果不太熟悉收件的人或是透過他人知道了地址,介紹自己是重要的。你可以說明自己是誰,怎麼知道對方的連絡方式,或者你們之前碰過面。
解釋Email寫信目的時,有哪些常用的句型?
一些常見,較正式的句型有 “I am writing to V.…” 或 “I am writing about / in reference to / regarding to…(這封信是關於…)。” 也有寫 ” I am writing to tell you that / inform you that…”(我要告訴你…)和 “I am writing to ask about…”(我要問問關於…)。
在Email中,如何清楚說明情況與需求?
清楚說明自己的狀況或需求是關鍵。不需要用太難的字句,應該簡單扼要地說明。建議每個段落開頭用主題句來讓對方快速了解內容。
在Email結尾,有哪些常用的結論語句?
寫完信后,通常會問對方回覆或提問。常用的句子包括 “Please feel free to contact me if you need any further information.”(如果要更多資訊, 歡迎聯絡我)或 “If you have any questions, please feel free to ask.”(如果遇到問題, 歡迎提問)。也有寫 “期待下次聯繫 / 下週一見” 的。
正式與非正式Email在結尾用語上有何不同?
正式和非正式的結尾語言不同。寫給長輩或上司的,你可以用 “Yours sincerely, / Sincerely,” 或 “With best regards,”與 “Best wishes,”。對朋友或同事的,你可以選擇 “Cheers,”(除了 «乾杯» 外,也有「感謝」和「掰掰」的意思)或 “Best,”(輕鬆簡單的感覺)。
來源鏈接
- https://hk.amazingtalker.com/blog/zh-hk/hk-eng/5178/
- https://www.managertoday.com.tw/articles/view/54504
- https://tw.amazingtalker.com/blog/zh-tw/zh-eng/3895/
- https://www.yesonlineeng.com/email/
- https://blog.104.com.tw/email-writing-notes-and-propriety/
- https://www.worker360.com.tw/blog/english-email-writing-skills2
- https://tw.blog.voicetube.com/archives/44523/英文書寫與電子郵件難下筆?英文書信格式懶人包/
- https://english.cool/english-email/
- https://zhuanlan.zhihu.com/p/536837378
- https://www.businessweekly.com.tw/careers/blog/3006389
- https://yang-notes.com/global-email/
- https://www.weekendhk.com/好生活百科/英語句子-email-英文-範例-句式-ctb02-hc-661787/
- https://www.live-agent.cn/dianzi-youjian-muban/ru-he-jieshu-youjian/